Публикация

Задолженность, причины возникновения, способы её контроля на предприятиях и основные этапы работы с ней

Тема статьи заявлена, как  дебиторская задолженность на предприятии.
В частности я затрону следующее моменты, которые на мой взгляд являются основными при работе с дебиторской задолженностью:

• Процедура выбора контрагента и проверка его на благонадежность.
• Механизмы (способы) контроля за дебиторской задолженностью.
• Досудебное урегулирование
.

Проблема дебиторской задолженности не является исключительно юридической проблемой, поскольку, как говориться «корнями данная проблема уходи далеко в бизнес-процессы, за которые не всегда юрист имеет возможность влиять.

Однако, я постараюсь осветить заявленные моменты именно через юридический угол зрения на заданную тему.

Почему именно с процедуры выбора контрагента начинается работа с дебиторской задолженностью?

Ответ я думаю лежит на поверхности, поскольку в большинстве случаем именно на этом этапе совершаются первые ошибки при работе с клиентом.

Полагаю, не для кого не секрет, что наличие дебиторской задолженности на предприятии в значительной степени зависит от степени контроля за её состоянием самого предприятия, вернее его сотрудников и уж потом от волеизъявления контрагента.

Ну а что бы что-то требовать от сотрудников их для начала необходимо обучить или объяснить, что именно они должны делать и главное почему.

К примеру, из моего личного опыта, могу сказать, что при заключении договора в 60 % случаев, заказчик не спрашивает у будущего исполнителя даже минимального набора документов, подтверждающих благонадежность, таких как:

- Устав (первую, последнюю и страницы с полномочиями исполнительного органа);
- свидетельство о государственной регистрации;
- свидетельство о постановке на учет в ИМНС;
- выписку из ЕГРЮЛ
- документ о назначении руководителя (приказ о назначении на должность, протокол общего собрания участников, решение совета директоров);

А про такие документы как копия карточки с образцами подписей, заверенная банком и (или) удостоверенная нотариально или доверенность, оформленную надлежащим образом на лицо, которое будет подписывать договор, а так же лицензии (в случае осуществления деятельности, подлежащей лицензированию) спрашивают еще реже.

Конечно, наличие этих документов не убережет вас от неисполнения договорных обязательства исполнителем, но существенно упростит задачу по защите ваших прав.

В связи с этим, на стадии выбора контрагента основополагающими документами предприятия должны быть положения/регламенты, инструкции, памятки, устанавливающие пошаговый порядок действий сотрудников на этом этапе.

Таким документами к примеру могут быть:

• положение о проведении тендера/аукциона либо выбора контрагента
• положение о порядке работы с договорами.

Конечно, возникает законный вопрос, а какое отношение все эти документы имеют к дебиторской задолженности и к работе юриста?

Думаю, что все согласны с тем, что основная задача юриста (юридической компании) это умение управлять правовыми рисками предприятия и своевременно информировать руководство предприятия о возможных или уже существующих спорных моментах.

Вы можете сказать, что в таком случае юристы выступают в роли гонцов, приносящих дурную весть, а судьбу таких гонцов мы все знаем из истории и примеров тому масса.

Однако я попробую возразить и не согласиться с этим утверждением, поскольку, если руководству говорить, что на предприятии плохо и не предлагать пути решения, то это действительно «плохая весть». Говоря о проблемах всегда необходимо предлагать и пути их решения.

Первыми и действенными путями решения должна быть совместная работа всех заинтересованных подразделений/работников в выработке единого механизма по выбору контрагента.

К примеру:

• установить типовой набор документов контрагента для заключения договора, как в роли исполнителя, так и в роли заказчика (это могут быть и документы которые сотрудники предприятия самостоятельно собирают по данному клиент - некая справка по клиенту «отзывы контрагентов и т.д.).
• установить, если это возможно по специфике деятельности предприятия, некие критерии ранжирования клиента от степени надежности. При выполнении данных критериев, клиент может рассчитывать на получение более льготных условий работы (к примеру: работа с отсрочкой платежа, установление товарного лимита, более выгодная цена и т.д.).
• проанализировать и улучшить существующие договоры в части защиты прав предприятия.

И так, мы определили, что работа на этапе выбора контрагента важна и именно на этом этапе закладывается фундамент будущих отношений.

Конечно же всю эту работу не всегда и не столько должен делать юрист, он уж точно ясно, что без участия юриста эта работа будет менее эффективна.

Следующие этапы работы с дебиторской задолженностью, это контроль за исполнением условий договорных отношений (или механизмы контроля за дебиторской задолженностью) и досудебное урегулирование.

Данные этапы не менее важны, чем первый, поскольку от их своевременной реализации и зависит насколько быстро и эффективно будет восстановлено нарушенное право.

Контроль за исполнением договорных отношений начинается с первого же дня после заключения договора. Ответственный сотрудник, назовем его исполнитель, после заключения договора принимает на себя ряд функций:

• Осуществлять контроль за расчетами по договору (дополнительному соглашению, приложению, спецификации и т.п.).
• Осуществлять контроль за приходом ТМЦ, выполнением работ (услуг).
• Осуществлять контроль за своевременным предоставлением отчетных документов и правильностью их оформления.
• Незамедлительно оформлять соответствующие документы по факту ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору.
• При наличии сомнений в правильном оформлении вышеуказанных документов обращаться в юридическую службу и в другие компетентные службы и подразделения предприятия за разъяснениями относительно правильности оформления документов.
• Отслеживать срок действия договора (дополнительного соглашения, приложения, спецификации и т.п.), в необходимых случаях, с санкции руководителя, инициировать заключение дополнительного соглашения о продлении срока действия договора (дополнительного соглашения, приложения, спецификации и т.п.)
• и т.д.

Именно поэтому на данных этапах на предприятии основополагающими документами являются положения, регламентирующие как раз работу с клиентом, к примеру:

• положение о порядке работы с договорами
• Положения, регламентирующие взаимодействия сотрудников предприятия как между структурными подразделениями так и с клиентами (это – и положение о предоставлении товарного лимита, и положение о порядке оформления и принятии заявок, положение об оформлении первичной документации (ТТН, актов приемки услуг, работ и т.д.).
• Положение о порядке работы по взысканию дебиторской задолженности.

Если первый документ перешел из первого этапа, то последующие как раз направлены на реализацию контроля за исполнением договорных обязательств и досудебное урегулирование.

Какую роль на данном этапе играют юристы?

Кто как не юристы сталкиваются с трудностями восстановления нарушенного права из-за недостаточности либо порочности доказательной базы. Выявляя данные моменты, анализируя их, вполне можно сделать вывод где «проблемные» зоны и каким образом их можно «закрыть» что бы в будущем облегчить себе работу, к примеру:

• какие именно условия договора необходимо изменить для максимальной защиты прав предприятия исходя из положений действующего законодательства
• какие именно документы оформляются с дефектами, выявить типичные дефекты оформления документов.
• В какой из моментов работы с клиентом произошел сбой работы (не своевременно зафиксировали выявленные недостатки в работе, не отследили за нарушением договорных условий и т.д.).

В значительной части со всеми этим моментами (кроме договора, если он завизирован и разработан юристом) юрист сталкивается уже по факту, когда исправить ситуацию намного сложнее, а порой и не возможно. К сожалению, виновным за результат (проигранное дело) всегда выступает юрист.

Поэтому юристы как никто заинтересованы в наличии четко отлаженной работы на данных этапах. И именно на их плечи ложиться функция своевременной «сигнализации» о выявленных фактах с предложением возможных путей решения и взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке и при их участии в досудебном порядке.

Юристы могут совместно с заинтересованными службами разработать к примеру:

• типовые документы и образцы заполнения, минимизируя тем самым возможность ошибки исполнителей
• обязательные действия исполнителя при возникновении задолженности, в частности это может быть:

- Совместно с бухгалтером (а при необходимости с участием юриста) определить размер и состав просроченной дебиторской задолженности; срок возникновения просроченной дебиторской задолженности; проверку документов (товарно-транспортных накладных, актов приемки-сдачи, платежных документов и т.п.), подтверждающих просроченную дебиторскую задолженность.
- Провести работу по уточнению фактического местонахождения должника (всех его адресов: местонахождения, почтового, фактического), если это в пределах населенного пункта или зоны территориальной ответственности.
- Произвести сверку расчетов с должником, на основании данных бухгалтерии предприятия.
- Провести (при необходимости с участием юриста) переговоры с должником о погашении просроченной дебиторской задолженности.

Указанные мероприятия в значительной степени облегчать работу юриста по защите нарушенного права в судебном порядке, поскольку на досудебном урегулировании будет проведена значительная работа.

Опять-таки могу сказать исходя из своего опыта, что работа по взысканию дебиторской задолженности эффективна когда на предприятии не просто существует локальная база нормативных документов, регламентирующих каждый процесс, а когда каждый из заинтересованных служб выполняет свою работу своевременно.

 Управляющий партнер
ООО "Лекста"
Кузнецов Александр